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【知识课堂】|物业公司痕迹管理的主要内容

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应急处理

对于在管区域内,发生的突发意外事件,物业公司应按照相关规定进行处理,并记录相关情况。

 

包括:

1、事件类别;

2、事件说明;

3、事件发生时间;

4、时间发生原因;

5、时间处理办法;

6、处理人;

7、处理结果;

8、相关照片证明。

 

劝阻管理

对于没有执法权的物管企业来说,在遇到违规事项时要履行劝阻义务,并记录相关情况。

 

包括:

1、违规类型;

2、违法违规行为;

3、主管部门;

4、认定依据;

5、处理处罚依据;

6、违规对象;

7、违规发生时间;

8、违规描述;

9、违规影像资料;

10、处理时间;

11、处理人;

12、执行描述;

13、处理状态;

14、改正状态;

15、劝阻结果。

 

这是一个全流程下来的劝阻管理,并且要在每一个环节进行记录,对于勒令 改正但到时间不改正的,按照相关约定处理。

 

报修管理

对于业主报修,物业公司一定要注意的是报修处理的及时性以及报修进度,物业杂事多,可能转身就把业主的报修给忘记了,或者可能安排的相关的师傅过去但是师傅有事忘记了,后续就没有跟进了。所以报修管理,是很重要的,从流程上来说,报修管理都需要记录什么呢?

 

包括:

9个事项都流程化进行,那些来不及分配的、分配了没来得及做的、做了不知道业主满不满意的报修事项,就能很快被发现并解决。

 

催缴记录

常见的物业费催缴方式一般有:单元门贴通知、业主家门贴通知,发短信、发微信、打电话等等。而很多物业企业对于催缴行为并没有作为一个记录留存,催缴记录都有什么作用的?首先是延长“诉讼时效”,民间借贷的诉讼时效是3年,超过诉讼时效的法院则不予支持,而通过催缴记录也可以一定程度的延长诉讼时效。那么催缴记录都需要记录什么东西呢?

 

1、催缴事项;

2、催缴对象;

3、催缴时间;

4、催缴证明(图片、视频、系统记录)


尤其是催缴证明,是在什么时间进行的催缴行为,需要相关的举证,比如在贴完单元门通知单后即刻拍照留存,使用可以有时间地点水印的相机软件进行拍照。

 

巡检、巡逻记录

巡检是物业的一项很重要的工作,巡检记录的重要性也不必多赘述。

 

包括:

1、巡检、巡逻项目;

2、巡检、巡逻注意事项;

3、巡检、巡逻记录(图片文字、文字说明);4、巡检、巡逻人;

5、换班记录。

 

工作记录留痕

包括:

1、日常工作任务轨迹留痕;

2、工作资料及时记录归档;

3、小区事项、特殊约定记录。

 

交接留痕

包括:

1、工位职责任务交接;

2、档案资料交接;

3、工作记录交际;

4、交接人确认。