【知识课堂】|物业公司痕迹管理的主要内容

应急处理：

对于在管区域内，发生的突发意外事件，物业公司应按照相关规定进行处理，并记录相关情况。

包括：

1、事件类别；

2、事件说明；

3、事件发生时间；

4、时间发生原因；

5、时间处理办法；

6、处理人；

7、处理结果；

8、相关照片证明。

劝阻管理：

对于没有执法权的物管企业来说，在遇到违规事项时要履行劝阻义务，并记录相关情况。

包括：

1、违规类型；

2、违法违规行为；

3、主管部门；

4、认定依据；

5、处理处罚依据；

6、违规对象；

7、违规发生时间；

8、违规描述；

9、违规影像资料；

10、处理时间；

11、处理人；

12、执行描述；

13、处理状态；

14、改正状态；

15、劝阻结果。

这是一个全流程下来的劝阻管理，并且要在每一个环节进行记录，对于勒令 改正但到时间不改正的，按照相关约定处理。

报修管理：

对于业主报修，物业公司一定要注意的是报修处理的及时性以及报修进度，物业杂事多，可能转身就把业主的报修给忘记了，或者可能安排的相关的师傅过去但是师傅有事忘记了，后续就没有跟进了。所以报修管理，是很重要的，从流程上来说，报修管理都需要记录什么呢？

包括：

这9个事项都流程化进行，那些来不及分配的、分配了没来得及做的、做了不知道业主满不满意的报修事项，就能很快被发现并解决。

催缴记录：

常见的物业费催缴方式一般有：单元门贴通知、业主家门贴通知，发短信、发微信、打电话等等。而很多物业企业对于催缴行为并没有作为一个记录留存，催缴记录都有什么作用的？首先是延长“诉讼时效”，民间借贷的诉讼时效是3年，超过诉讼时效的法院则不予支持，而通过催缴记录也可以一定程度的延长诉讼时效。那么催缴记录都需要记录什么东西呢？

1、催缴事项；

2、催缴对象；

3、催缴时间；

4、催缴证明（图片、视频、系统记录）

尤其是催缴证明，是在什么时间进行的催缴行为，需要相关的举证，比如在贴完单元门通知单后即刻拍照留存，使用可以有时间地点水印的相机软件进行拍照。

巡检、巡逻记录：

巡检是物业的一项很重要的工作，巡检记录的重要性也不必多赘述。

包括：

1、巡检、巡逻项目；

2、巡检、巡逻注意事项；

3、巡检、巡逻记录（图片文字、文字说明）；4、巡检、巡逻人；

5、换班记录。

工作记录留痕：

包括：

1、日常工作任务轨迹留痕；

2、工作资料及时记录归档；

3、小区事项、特殊约定记录。

交接留痕：

包括：

1、工位职责任务交接；

2、档案资料交接；

3、工作记录交际；

4、交接人确认。